路况信息:
 
站内搜索:

浅谈基层工作中OA系统文书档案整理的技巧

点击次数:189 发布时间:2019-12-27 来源: 德赢vwin客户端下载-vwin德赢真人


    什么叫文书档案?先来说说它的定义:就是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。在我们基层工作中,涉及较多的就是请示、报告、批复、通知、信函、会议记录以及计划总结。基层工作中的文书档案是构建整个文书档案系统的基石,就我们公司来说,每个部门文书档案的收集和整理,将直接影响公司档案管理水平。
    档案整理是繁琐的工作,如何化繁为简就需要我们善于总结,理清思路,从工作中找经验,再把经验运用于工作。下面就谈谈我对基层工作中OA系统文书档案整理工作技巧的一些浅显认识。
    首先要拿捏好打印时间间隔。公司OA系统的应用方便了文件下发,大大缩短了公文流转的时间,但是电子文件就需要我们兼职档案员及时进行打印。实践告诉我最好是每半个月打印一次,最长不能超过一个月。这样既不会影响日常工作效率,也不会积攒过多文件。
    其次要充分利用好《文件交接目录》。《交接目录》原本的作用是在基层向上级交付档案时的交接依据,但在我们基层工作中,可以作为打印记录使用。因为我们的文件打印是一个持续的过程,每次打印到下次打印的时间间隔很长,仅靠记忆很可能出现错误,即使记忆不出错,也需要在下次打印时拿出相当的时间进行核对文件,找出衔接点。如果在打印文件时,每打印一个文件,就在《交接目录》上进行一个记录,那么当下次开始打印时,这个记录将一目了然的提示我们从哪里开始进行。而且可以在目录最后加一栏备注,将打印时遇到的问题填写在里面,比如缺少附件、回执、办理结果等等,同时在对应的问题文件上贴好便利贴进行标记,这样会为进行下一步的补充整理节省时间和精力。
    再次是打印时要分栏目进行。我们需要打印的内容分为 “OA系统公司收文”“OA系统情况报告”“交换系统公司发文”三部分。因为我们的打印是有间隔的,而情况报告和公司收文的流水号是不连续的,拿稽查部的文件举例,请大家注意看下图中的流水号和来文日期两项:
 


    一个部门同样是12月13日的来文,情况报告的流水号是1118,而公司来文的流水号是2897。如果打印时不分栏目,直接在“公司收文—2019”中搜索的话,最新的情况报告会随着流水号排在了后面,如上图12月13日的情况报告排在了5月20日的公司来文后面,这样就很可能造成情况报告漏打。所以,打印时一定要分别搜索,才能确保万无一失。
    最后要注意及时上传办理结果并存档。办理结果是公司来文中的重要组成部分,兼职档案员要及时将办理结果上传回OA系统,并整理入对应文档,才能形成完整的闭合的环。这就需要我们在及时打印的基础上,积极联系办理人员,及时将办理结果文件搜集起来,如果时间过长就可能造成遗失。
以上是我对基层工作中OA系统文书档案整理工作总结的一些技巧,也可以说是一些需要注意的问题,这些仅仅是很小的一部分,档案整理工作要想做好,还需要我们大家不断的摸索和探讨。


稽查部  刘佳

行业链接
版权所有:德赢vwin客户端下载-vwin德赢真人 网站管理 返回旧版
地址:石家庄市裕华西路15号 电话:0311-83057594
您是第 位来客